Email-Zustellbarkeit für SaaS: Ein Praktischer Leitfaden

Zustellbarkeit ist langweilig, bis Ihre Passwort-Reset-Emails im Spam landen. Dann wird es plötzlich sehr interessant.

Dieser Leitfaden behandelt, was für die Email-Zustellbarkeit bei SaaS wirklich zählt, ohne die Paranoia-auslösende Komplexität, die die meisten Artikel aufhäufen.

Die Grundlagen: DNS-Authentifizierung

Drei DNS-Einträge sind wichtig. Richten Sie sie einmal richtig ein und vergessen Sie sie dann.

SPF (Sender Policy Framework)

SPF teilt empfangenden Servern mit, welche Mailserver berechtigt sind, Emails für Ihre Domain zu senden. Es ist ein TXT-Eintrag, der autorisierte Absender auflistet.

Ihr Email-Anbieter gibt Ihnen den spezifischen Wert. Er sieht ungefähr so aus:

v=spf1 include:_spf.provider.com ~all

Häufiger Fehler: Mehrere SPF-Einträge haben. Sie können nur einen haben. Wenn Sie mehrere Email-Dienste nutzen, kombinieren Sie sie in einem Eintrag.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM fügt Ihren Emails eine kryptografische Signatur hinzu. Der empfangende Server kann überprüfen, dass die Email nicht manipuliert wurde und tatsächlich von Ihnen stammt.

Ihr Email-Anbieter generiert DKIM-Schlüssel. Sie fügen deren öffentlichen Schlüssel als DNS-Eintrag hinzu. Sie signieren ausgehende Emails mit dem privaten Schlüssel.

Einrichtung: Folgen Sie den Anweisungen Ihres Anbieters. Es ist normalerweise das Hinzufügen eines CNAME- oder TXT-Eintrags mit einem bestimmten Selektor-Namen.

DMARC (Domain-based Message Authentication)

DMARC teilt empfangenden Servern mit, was zu tun ist, wenn SPF oder DKIM fehlschlagen. Es ermöglicht auch Berichte, damit Sie sehen können, wer Emails als Ihre Domain sendet.

Beginnen Sie mit einer Nur-Monitoring-Richtlinie:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ihredomain.com

Nach einigen Wochen Monitoring und Bestätigung, dass alles funktioniert, wechseln Sie zur Durchsetzung:

v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@ihredomain.com

Oder strikte Ablehnung:

v=DMARC1; p=reject; rua=mailto:dmarc@ihredomain.com

Absender-Reputation

Email-Anbieter (Gmail, Outlook, etc.) verfolgen Ihre Sende-Reputation. Gute Reputation = Posteingang. Schlechte Reputation = Spam-Ordner.

Was gute Reputation aufbaut:

• Leute öffnen Ihre Emails. Hohe Öffnungsraten signalisieren erwünschte Post.
• Leute klicken auf Links. Engagement zeigt Wert an.
• Leute antworten. Das stärkste Signal für Legitimität.
• Niedrige Bounce-Raten. Sie senden an gültige Adressen.
• Wenige Spam-Beschwerden. Leute markieren Sie nicht als Junk.

Was der Reputation schadet:

• Hohe Bounce-Raten. An ungültige Adressen zu senden wirkt spammy.
• Spam-Beschwerden. Selbst eine 0,1% Beschwerderate ist besorgniserregend.
• Spam-Fallen. Alte Adressen, die zu Honeypots wurden.
• Plötzliche Volumenspitzen. Von 100 auf 10.000 Emails über Nacht zu gehen wirkt verdächtig.
• Inkonsistentes Senden. Sporadische große Schübe dann Stille.

Praktische Richtlinien

Für transaktionale Email

Transaktionale Emails (Passwort-Resets, Quittungen) haben natürlich hohe Engagement-Raten. Leute erwarten und öffnen sie. Ihre Hauptrisiken:

• An schlechte Adressen senden. Implementieren Sie Email-Verifizierung bei der Anmeldung.
• Langsame Zustellung. Nutzen Sie einen für Geschwindigkeit bekannten Anbieter (Postmark, Resend).
• Mit Marketing vermischen. Erwägen Sie separate Infrastruktur, wenn Sie hohes Marketing-Volumen senden.

Für Marketing-Email

Marketing-Emails werden stärker geprüft. Richtlinien:

• Nur an Opt-in-Empfänger mailen. Kaufen Sie niemals Listen. Scrapen Sie niemals Adressen.
• Abmeldung einfach machen. Ein Klick. Kein Login erforderlich.
• Liste regelmäßig bereinigen. Entfernen Sie gebounce Adressen sofort. Entfernen Sie chronisch unengagierte Abonnenten periodisch.
• Neue Sende-Domains aufwärmen. Beginnen Sie mit kleinen Volumina an engagierte Abonnenten, steigern Sie schrittweise.
• Konsistent senden. Regelmäßige Sendemuster bauen Reputation besser auf als sporadische Schübe.

Was Ihr Email-Anbieter Übernimmt

Gute Email-Anbieter (Sequenzy, Resend, Postmark, Customer.io) übernehmen:

• IP-Reputationsmanagement
• Bounce-Verarbeitung
• Feedback-Loop-Verarbeitung (Spam-Beschwerden)
• List-Unsubscribe-Header
• Automatische Unterdrückung problematischer Adressen

Sie müssen das nicht selbst managen. Wählen Sie einen seriösen Anbieter und lassen Sie ihn die Infrastruktur handhaben.

Zustellbarkeit Testen

Vor großen Kampagnen:

1. Senden Sie Test-Emails an Ihre eigenen Gmail-, Outlook-, Yahoo-Konten
2. Prüfen Sie, ob sie im Posteingang oder Spam landen
3. Nutzen Sie Tools wie Mail-Tester.com für detaillierte Analyse
4. Prüfen Sie Ihre Domain-Reputation bei Google Postmaster Tools (wenn Sie signifikantes Volumen an Gmail senden)

Warnsignale zu Beobachten

• Öffnungsraten fallen plötzlich. Könnte Zustellbarkeit sein, könnte Inhalt sein. Untersuchen Sie.
• Bounce-Raten über 2%. Etwas stimmt nicht mit Ihrer Listen-Hygiene.
• Spam-Beschwerden über 0,1%. Überprüfen Sie Ihre Sende-Praktiken.
• Emails gehen bei bestimmten Anbietern in Spam. Prüfen Sie Authentifizierung und Inhalt gemäß den Richtlinien dieses Anbieters.

Was Nicht So Wichtig Ist

Dinge, über die sich Leute Sorgen machen, die aber selten echte Probleme verursachen:

• Email-Länge. Gmail bestraft lange Emails nicht.
• Bilder-zu-Text-Verhältnis. Alte Spam-Filter-Logik, heute größtenteils irrelevant.
• Bestimmte "Spam-Trigger-Wörter". "Kostenlos" im Betreff wird die Zustellbarkeit nicht ruinieren.
• Sendezeitoptimierung. Zählt mehr für Öffnungen als für Zustellung.

Das Fazit

1. Richten Sie SPF, DKIM und DMARC korrekt ein
2. Nutzen Sie einen seriösen Email-Anbieter
3. Mailen Sie nur Leute, die von Ihnen hören wollen
4. Machen Sie die Abmeldung einfach
5. Entfernen Sie schlechte Adressen zeitnah

Das sind 90% der Zustellbarkeit. Die restlichen 10% sind Sonderfälle, die Sie behandeln, wenn sie auftreten.