Strumenti per sequenze email: quale scegliere in base al lavoro

Sequenze di outbound a freddo

Una sequenza a freddo è un altro mestiere: scrivi a persone che non ti hanno chiesto nulla, da caselle che hai collegato tu, e la sequenza si ferma da sola quando qualcuno risponde, rimbalza o si cancella. Per questo gli strumenti si misurano in caselle collegate, email al mese e contatti caricati, non in iscritti. Per il lato commerciale, cioè cosa scrivere in ogni passo, c'è la guida alle sequenze email di vendita. Qui vengono prima i cinque strumenti con prezzo pubblicato, poi quattro di cui descriviamo soltanto come fanno pagare.

Instantly: piani fissi per volume e caselle illimitate

Instantly vende piani fissi in base alle email mensili e ai contatti caricati, con account email e warm-up illimitati nei piani Growth e Hypergrowth. La pagina dei prezzi indica Growth a $47 al mese (5.000 email e 1.000 contatti caricati), Hypergrowth a $97 (125.000 email e 25.000 contatti) e Light Speed a $358 (500.000 email e 100.000 contatti); Enterprise è a preventivo. Secondo la tabella di confronto dei piani, la prova gratuita ammette 250 contatti e 1.000 email. Il database di lead e il CRM sono prodotti separati, quindi vanno aggiunti al budget se servono. Si adatta ai team che distribuiscono l'invio su molte caselle e domini e vogliono un costo che cambi poco al crescere del volume.

Lemlist: personalizzazione e passi su altri canali

Lemlist ha due piani con prezzo pubblico. Secondo la pagina dei prezzi, Email costa $69 al mese ($55 con pagamento annuale) e include fino a 50.000 email mensili con utenti e mittenti illimitati; Multichannel costa $109 ($87 con pagamento annuale) e include email e messaggi illimitati, con 5 mittenti per utente. Il pagamento annuale fa risparmiare il 20%. Enterprise è su misura e la prova dura 14 giorni senza carta. La differenza tra i due piani pubblici non sta nell'email, ma nella possibilità che la sequenza passi ad altri punti di contatto: se spedisci soltanto email, il primo basta.

Apollo.io: dati di contatto e sequenze nello stesso posto

Apollo.io unisce un database di contatti e lo strumento di sequenze, per questo fa pagare a utente e distribuisce crediti. La pagina dei prezzi mostra un piano gratuito con 900 crediti per utente all'anno; Basic a $49 per utente al mese con pagamento annuale (30.000 crediti per utente all'anno), Professional a $79 (48.000) e Organization a $119 (72.000, con un minimo di tre utenti). La prova di 14 giorni riguarda Basic e Professional, e la pagina non espone un prezzo mensile senza impegno annuale. Tre utenti su Basic fanno 3 × 49 = $147 al mese, tre su Organization 3 × 119 = $357. Conviene se non hai liste e devi trovarle; se hai già i tuoi contatti, un piano fisso come quello di Instantly o di Saleshandy può costare meno a volumi alti.

Saleshandy: piani fissi e caselle senza limite

Saleshandy applica piani fissi in base alle email mensili e non limita le caselle collegate. La pagina dei prezzi elenca Starter a $41 al mese ($34 con pagamento annuale, $408 l'anno) con 6.000 email e 1 utente; Pro a $99 ($76 con pagamento annuale, $912 l'anno) con 100.000 email e 10 utenti; Scale a $189 ($149 con pagamento annuale, $1.788 l'anno) con 200.000 email e utenti illimitati. La prova dura 7 giorni e non chiede la carta. Come metro per valutare gli altri è utile: passare da 6.000 a 100.000 email al mese costa 99 − 41 = 58 USD in più con pagamento mensile, e ciò che decide davvero è quante caselle e quanti domini riesci a mantenere in salute, più del piano scelto.

Mailshake: il limite sono le caselle, non i contatti

Mailshake ammette contatti caricati illimitati in tutti i piani e mette il tetto sugli indirizzi email collegati. Secondo la pagina dei prezzi, il piano d'ingresso costa $29 al mese ($25 con pagamento annuale) con 1 indirizzo e 1.500 invii mensili; il successivo $49 ($45 annuale) con 2 indirizzi e invii illimitati; Sales Engagement $99 ($85 annuale) con 10 indirizzi. Non c'è prova gratuita e il pagamento si incassa subito. Che gli invii siano «illimitati» con due caselle non significa poter spedire senza freni: ogni casella ha comunque il proprio tetto giornaliero di sicurezza, fissato dal provider di posta. Va bene per un team piccolo che parte con una o due caselle.

Smartlead, Woodpecker, Reply.io e Snov.io: come fanno pagare

Anche questi quattro pubblicano i prezzi, ma ciascuno misura il consumo con un'unità diversa: i numeri qui sotto sono quelli letti sulle loro pagine il 7 ottobre 2026, e hanno senso solo dopo aver tradotto la tua lista nell'unità di ognuno.

Smartlead ha quattro piani con pagamento mensile: Base a $39 (2.000 contatti e 6.000 invii), Pro a $94 (30.000 contatti e 90.000 invii), Unlimited Smart a $174 (contatti illimitati e 150.000 invii) e Unlimited Prime a $379 (500.000 invii e tre SmartServer inclusi); col pagamento annuale lo sconto è del 17% e la pagina mostra $32, $78, $144 e $315 al mese. Non c'è un piano gratuito, solo una prova. I piani si misurano anche sulle email di prospect verificate al mese (2.000, 30.000, 50.000 e 170.000); nella tabella delle funzioni compaiono warm-up pool, infrastruttura privata, workspace per cliente e API con webhook, e sono queste voci, più del costruttore di sequenze, a separare i livelli. Il pensiero va alle agenzie che gestiscono più clienti. Woodpecker conta i prospect contattati, con un cursore per scegliere la quota: la pagina indica 35 € al mese per 500 prospect (7 € ogni 100), IVA esclusa, con 8.000 email al mese incluse, e per il pagamento annuale promette un risparmio di 140 €. Sulla pagina caselle email, membri del team e verifica delle email risultano illimitati, mentre ogni account LinkedIn collegato è un extra a pagamento, e la prova dura 14 giorni senza carta.

Reply.io ha piani per volume di email e un piano Multichannel, prezzati per utente e mostrati con pagamento annuale: Email Volume parte da $49 al mese (1.000 contatti attivi, email illimitate) e Multichannel da $89 (10 caselle e contatti attivi illimitati); il prodotto AI SDR parte da $500 al mese e la prova dura 14 giorni. I contatti attivi sono i contatti unici a cui puoi mandare una prima email e un numero illimitato di follow-up nel mese, perciò una sequenza lunga non consuma quota in più; le caselle sono illimitate entro una politica di uso equo, mentre LinkedIn, chiamate e SMS, crediti per IA e dati dal vivo, validazione delle email e caselle aggiuntive sono add-on a parte. Si collega con Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Copper e Close. Snov.io riunisce ricerca di prospect, verifica delle email, warm-up e invio in un solo piano, e sulla pagina, che con pagamento mensile mostra Starter a $39 (1.000 crediti, 5.000 destinatari) e Pro a $99 (5.000 crediti, 25.000 destinatari) accanto a un livello Custom Ultra su contatto commerciale, contano tre contatori: i crediti (spesi per cercare prospect ed email e per verificare gli indirizzi, uno per operazione), i destinatari (ne paghi uno la prima volta che contatti un lead nel periodo di fatturazione, mentre i follow-up allo stesso lead sono gratuiti) e le caselle che puoi scaldare insieme. Email mensili, mittenti e postazioni del team sono illimitati; gli slot LinkedIn si comprano a parte.

Caselle, domini e warm-up

Nell'outbound la reputazione del dominio è il bene più fragile. La pratica comune è non spedire dal dominio principale dell'azienda, ma da domini secondari con SPF, DKIM e DMARC configurati, e distribuire l'invio su più caselle invece di spingerne una sola. Il warm-up consiste nell'iniziare con pochissimi invii al giorno e salire poco alla volta mentre la casella riceve risposte vere; molti degli strumenti qui sopra lo includono, perciò confronta quante caselle puoi scaldare insieme. I limiti giornalieri per casella li fissano Google, Microsoft o il tuo provider e cambiano nel tempo: leggi la loro documentazione aggiornata invece di fidarti di un numero fisso. Autenticazione e reputazione sono spiegate nella guida alla deliverability.

Consenso, GDPR e normativa italiana nell'outbound

Quella che segue è un'informazione generale, non una consulenza legale: consulta un legale prima di lanciare una campagna. Il GDPR e il Codice in materia di protezione dei dati personali, insieme ai provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali, regolano sia il trattamento dei dati di contatto sia l'invio di comunicazioni commerciali. Le regole non sono le stesse per un messaggio a un'azienda e per uno a un privato, né da un paese all'altro, e chi scrive a destinatari fuori dall'Italia deve guardare anche le norme locali. Alcuni team invocano il legittimo interesse per la prospezione B2B, ma se regga dipende dal caso e da come lo documenti. Come minimo: presentati con chiarezza, inserisci una cancellazione semplice in ogni messaggio, rispetta subito le cancellazioni e tieni una lista di soppressione condivisa tra tutti gli strumenti che usi.

Perché outbound e ciclo di vita vanno tenuti separati

Uno strumento di outbound non è il posto per i tuoi utenti registrati: è fatto per ruotare caselle, scaglionare gli invii e fermarsi alla prima risposta, non per reagire a un evento di prodotto né per gestire le cancellazioni su larga scala. All'inverso, una piattaforma di ciclo di vita o di ecommerce presuppone una base che ha dato il consenso e non è pensata per scrivere a chi non te l'ha mai dato: la reputazione di invio condivisa e il tuo account possono risentirne. Se l'azienda fa entrambe le cose, usa due strumenti e due domini, e sposta un contatto dall'uno all'altro solo quando esiste il consenso.

Flussi di ecommerce

I flussi di un negozio ruotano attorno agli eventi d'acquisto: carrello abbandonato, navigazione senza acquisto, primo ordine, riacquisto. Conta che lo strumento legga catalogo e ordini senza lavoro manuale, quindi prima dei prezzi controlla sul sito del fornitore che esista un'integrazione con la piattaforma del tuo negozio. Anche il costo si misura in modo diverso: qui si paga per profili o per persone attive e il conto cresce con la base clienti, non con gli invii. Chi sta valutando di cambiare strumento può leggere le alternative a Klaviyo (EN).

Klaviyo: profili attivi e flussi pensati per i negozi

Klaviyo fa pagare i profili ed è orientato ai negozi online. La pagina dei prezzi offre un piano gratuito con fino a 250 profili attivi e 500 email al mese e, per il piano email, indica $20 al mese con 500 profili, $30 con 1.000, $100 con 5.000 e $150 con 10.000. Oltre i 10.000 profili la pagina non espone un prezzo, quindi non lo riportiamo. Con liste di 5.000 profili o persone il divario tra Klaviyo ($100) e Drip ($89) è di 11 USD al mese: pesa di più la qualità dell'integrazione con il negozio di quella differenza. Per chi esita tra Klaviyo e un CRM di automazione c'è il confronto Klaviyo contro ActiveCampaign.

Omnisend: email, SMS e push nello stesso flusso

Omnisend riunisce email, SMS e notifiche web push in un unico flusso, così un carrello abbandonato può partire con una notifica push, ripiegare sull'email e chiudere con un SMS. La pagina dei prezzi include un piano gratuito con 250 contatti, 500 email e 500 notifiche web push al mese; Standard copre 500 contatti e 6.000 email mensili, Pro 2.500 contatti con email illimitate. L'SMS si paga a parte, a partire da 0,007 USD per messaggio, con un prezzo che dipende da paese e volume. La pagina mette in evidenza uno sconto del 30% pagando tre mesi in anticipo, che porta Standard a $11,20 al mese e Pro a $41,30: sono tariffe promozionali, quindi leggi con attenzione il prezzo pieno, che è quello che pagherai per il resto dell'anno.

Drip: scaglioni per persone attive e invii illimitati

Drip fattura per persone attive e, nei livelli più piccoli, non limita gli invii. Secondo la pagina dei prezzi, il costo è $39 al mese fino a 2.500 persone, $49 con 3.000, $89 con 5.000, $154 con 10.000, $369 con 25.000 e $699 con 50.000. Da 40.000 persone compare un tetto sugli invii (480.000 al mese a quel livello e 600.000 con 50.000), e nell'ultimo livello il pulsante diventa «Book a demo». I livelli più bassi includono fino a 50 workflow e la prova gratuita dura 14 giorni senza carta; un piano gratuito permanente non c'è. Se il tuo negozio ha anche una parte software, leggi ActiveCampaign contro Drip e Loops contro Drip.

Quanto costa a tre dimensioni

Le cifre vengono dalle pagine dei prezzi collegate sopra, sono in dollari statunitensi (USD) e risalgono al 7 ottobre 2026. La colonna «12 mesi» moltiplica il canone mensile per 12; dove il fornitore fa pagare l'anno intero lo dico. Le tabelle non includono imposte, add-on né quote di onboarding, e ogni riga usa la fascia della pagina più vicina alla dimensione indicata nel titolo.

Ciclo di vita ed ecommerce con 5.000, 10.000 e 25.000 contatti

A 5.000 contatti l'anno costa tra 576 e 2.148 USD, cioè 1.572 USD di scarto tra la riga più bassa (Loops) e la più alta (Encharge). Tre strumenti restano sotto i 100 USD al mese, ma con vincoli: la soglia di ActiveCampaign Starter è di 5 azioni per automazione e le sequenze di Kit richiedono comunque il piano a pagamento. A 10.000 contatti la fascia si stringe: otto strumenti su nove stanno tra 1.188 e 1.848 USD l'anno, 660 USD di differenza fra Loops e Drip, e solo Encharge sale a 2.988 perché si fattura mese per mese e per iscritti. A 25.000 contatti Kit e Loops sono a 1.992 e 2.376 USD l'anno, mentre Drip, ActiveCampaign e Encharge stanno tra 4.428 e 4.668 USD: 4.668 meno 1.992 fa 2.676 USD di forbice. Per Customer.io la pagina mostra 20.000 e 30.000 profili ma non una lettura a 25.000, e per Klaviyo non espone cifre oltre i 10.000 profili, per questo non compaiono nell'ultima fascia.

Outbound a freddo con 5.000, 25.000 e 100.000 email al mese

Il volume di una sequenza a freddo è prospect per passi, al massimo, perché risposte e rimbalzi la fermano prima. Una sequenza di cinque passi a 1.000 prospect fa 1.000 × 5 = 5.000 email; a 5.000 prospect 5.000 × 5 = 25.000; a 20.000 prospect 20.000 × 5 = 100.000.

La cella più economica va letta con diffidenza. Il piano di Mailshake da 2 indirizzi ha invii illimitati, ma 25.000 email su un mese di 22 giorni lavorativi sono circa 1.136 al giorno su due caselle, circa 568 ciascuna: un carico da confrontare con il limite per casella che pubblica il tuo provider di posta. Instantly e Saleshandy ammettono caselle collegate senza limite, quindi lo stesso volume si distribuisce di più senza cambiare piano, anche se le caselle in sé hanno un costo altrove. Passando da 25.000 a 100.000 email il canone di Instantly resta a 97 USD e quello di Saleshandy a 99 USD, perché il vincolo reale sono le caselle: 100.000 email su 20 caselle fanno 5.000 a testa, circa 227 per giorno lavorativo (22 giorni), e questo conto pesa sulla reputazione più del listino. Il pagamento annuale abbassa il totale, ma ti vincola per un anno a uno strumento che forse non hai ancora provato con volumi veri.

Apollo.io: il conto dipende dalla dimensione del team

Tre utenti su Basic costano in un anno più di un piano da 100.000 email di Saleshandy pagato mese per mese (1.764 contro 1.188 USD), ma comprendono il database di contatti e i crediti per interrogarlo. Se le liste le hai già, stai pagando per qualcosa che non usi; se non le hai, il confronto cambia, e guardare soltanto il prezzo per email porta a una conclusione sbagliata.

Come scegliere: prendi A se, prendi B se

Ciclo di vita e onboarding

• Customer.io se hai un ingegnere che manda eventi puliti e i percorsi si ramificano molto; non se vuoi tre email online entro oggi pomeriggio.
• Loops se una sola persona deve mettere in piedi benvenuto e promemoria di fine prova questa settimana; non se servono segmenti per azienda o percorsi multicanale.
• Userlist se i clienti sono team e la sequenza deve sapere a quale azienda appartiene l'utente; Encharge se i flussi li gestirà un marketer e non un ingegnere, e servono Stripe o un CRM.
• ActiveCampaign se follow-up commerciale e nurturing stanno nello stesso sistema; HubSpot solo se l'azienda lavora già nel suo CRM e il budget è da suite; Brevo se scrivi poco a una lista grande.
• Kit se la lista è fatta di persone che ti seguono, tra corsi e newsletter, e puoi pagare il piano Creator; Mailchimp se il pubblico è già lì e ti bastano percorsi semplici.

Outbound a freddo

• Instantly o Saleshandy se punti a molte caselle e a un canone piatto che cresce poco con il volume.
• Lemlist se il tuo vantaggio è la personalizzazione e un passo oltre l'email; Apollo.io se ti servono anche i dati dei contatti; Mailshake se parti con una o due caselle.
• Prima di scegliere fra Smartlead, Woodpecker, Reply.io e Snov.io, fai il conto nell'unità di misura di ciascuno (contatti e invii, prospect contattati, contatti attivi per utente o crediti): i prezzi d'ingresso di $39, 35 €, $49 e $39 non sono confrontabili prima di questo passaggio.

Ecommerce

• Klaviyo se la priorità è la connessione con il negozio e i profili attivi non crescono a dismisura.
• Omnisend se vuoi email, SMS e push in un solo flusso e partire da un piano gratuito.
• Drip se preferisci un prezzo a scaglioni per persone attive con invii illimitati nei livelli piccoli.

Per stringere il campo ci sono la guida su come scegliere uno strumento email e le pagine per tipo di attività, come SaaS B2B, prove gratuite e budget ridotto; i testa a testa sono raccolti nei confronti e l'elenco più ampio nella directory degli strumenti.

Cambiare strumento di sequenze senza perdere lo stato delle persone

Il testo delle email si sposta con facilità; la parte difficile è conservare la situazione di ciascuno: chi è a metà sequenza, chi si è cancellato, chi ha già comprato. Un ordine di lavoro che evita i danni più comuni:

1. Esporta i contatti insieme al loro stato di consenso e carica per prime nel nuovo strumento le cancellazioni, i rimbalzi e le segnalazioni di spam, così da non scrivere a chi ha già detto no.
2. Elenca eventi e proprietà con nome e tipo, e tieni gli stessi nomi: se la tua app invia eventi, il codice deve cambiare solo destinazione. Per i trigger legati ai pagamenti c'è la guida sull'integrazione con Stripe.
3. Ricostruisci le sequenze a mano invece di esportarle, annotando per ognuna trigger, attese, rami e regola di uscita. Decidi cosa succede a chi è già dentro: di solito lo strumento vecchio chiude le esecuzioni iniziate e quello nuovo accoglie solo i nuovi ingressi.
4. Autentica il dominio di invio nel nuovo strumento (SPF, DKIM, DMARC) e lascia i vecchi record finché l'ultimo flusso non si è spostato; se cambiano dominio o IP, alza il volume a gradini. Dettagli nella guida alla deliverability.
5. Procedi per fasce: un segmento piccolo per primo, i due strumenti in parallelo e una regola chiara perché nessuno riceva due volte lo stesso messaggio.
6. Spegni quello vecchio quando le sequenze attive sono finite e controlla come fattura: Customer.io, per esempio, conta nel periodo i profili esistiti anche se li cancelli, e la pagina di Kit annuncia migrazioni gratuite.

Per gli strumenti di outbound mettiti in conto una fase di riscaldamento: ricollegare una casella a un nuovo strumento non azzera la sua reputazione, mentre domini e caselle nuovi vanno fatti salire per gradi. Esporta anche le risposte e le liste «non contattare», in modo che nessuno che abbia risposto venga riscritto. Per un percorso più dettagliato c'è la guida alla migrazione tra strumenti (EN). Un ultimo avvertimento: non importare in uno strumento di ciclo di vita una lista di prospect che non hanno dato il consenso, anche se il database dello strumento di outbound te la lascia esportare.